CashCtrl Gateway Einstellungen

Die CashCtrl und WooCommerce Grundeinstellungen sind ein Set an Einstellungen, welche die Funktionsweise des Plugins weitgehend beeinflusst.

CashCtrl Grundeinstellungen

Auftragskategorie für Rechnungen

CashCtrl Auftrag welcher bei einer WooCommerce Bestellung erstellt wird. Wir empfehlen direkt eine Rechnung zu erstellen.
Diese Einstellung hat Auswirkungen auf den Auftragsstatus welcher unter der jeweiligen Zahlungsmethoden konfiguriert ist.
Ändern Sie diese Auftragskategorie müssen Sie die Auftragsstatus und den Zahlungsmethoden neu konfigurieren.

Laufnummer für Rechnungen

Damit für neue WooCommerce Bestellungen die CashCtrl Laufnummer übernommen wird, muss in CashCtrl, unter zuvor ausgewählter Auftragskategorie eine Laufnummer konfiguriert sein.
Ist hier keine Laufnummer gesetzt, verwendet das Plugin die WooCommerce Bestellnummer als Rechnungsnummer.

CashCtrl Sachbearbeiter

Ansprechpartner, welcher bei einer WooCommerce Bestellung auf den CashCtrl Dokumenten erscheint.
Wir empfehlen in CashCtrl eine Dummy-Person mit dem Namen «Internet Bestellung» oder «Online Bestellung» zu erstellen. Diese erscheint auf allen CashCtrl Dokumenten als Sachbearbeiter.
Ist die gewünschte Person hier zu finden, erstellen Sie in CashCtrl unter Personen zuerst die gewünschte Person.

Personen Kategorie für neue Kunden

CashCtrl Personen-Kategorie in welcher WooCommerce Kunden gespeichert werden sollen.

Person für Gast-Bestellungen

Wird eine Bestellung manuell im WooCommerce Admin Dashboard angelegt oder ein WooCommerce Kassensystem eingesetzt, wird der Kunde in den meisten Fällen nicht mit der kompletten Anschrift erfasst und die Bestellung lediglich mit dem WooCommerce Kunden «Gast» erfasst. In diesem Fall kann hier eine CashCtrl Person eingesetzt werden, welche auf den CashCtrl Dokumenten erscheint.

Tipp: wir empfehlen in CashCtrl eine Dummy-Person mit dem Namen «Laufkunde», «Gast-Kunde» o.ä. zu erstellen. Diese erscheint bei o.g. Bestellungen auf allen CashCtrl Dokumenten als Kunde.
Auf diese Weise können auch direkt die Umsätze mit den CashCtrl Berichten auf der jeweiligen Person eruiert werden.

Achtung, dies ist nicht mit Bestellungen im Online-Shop zu verwechseln die ohne Login, resp. Kundenkonto getätigt werden. Für diese werden immer die vom Kunden eingegeben Daten in CashCtrl übertragen.

Ertragskonto

Hier wird das Standard-Ertragskonto definiert. Dieses Konto wird jeweils in neuen Bestellungen verwendet, sofern in der CashCtrl Artikelkategorie kein Ertragskonto definiert ist.

Tipp: achten Sie darauf, dass dieses Konto demjenigen entspricht, welches Sie in CashCtrl eingestellt haben (Normalerweise «3200 – Handelsertrag»).
Sofern Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, sollten Sie die Artikel in CashCtrl mit den entsprechenden Mehrwertsteuersätzen in Kategorien abbilden.

CashCtrl Dokumenten Sprache

Definiert die Sprache in welcher in CashCtrl Rechnungen und Lieferscheine erstellt werden.
Ebenfalls werden CashCtrl Dokumente welche den WooCommerce-Mails angehängt werden, in dieser Sprache generiert.
Die hier eingestelle Sprache wird auch für die dargestellten Werte in den DropDown Menüs im gesamten Plugin verwendet.
CashCtrl unterstützt für die meisten Felder die Sprachen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch.

ACHTUNG: die Übersetzungen in CashCtrl werden dauernd erweitert. Sofern Sie hier eine andere Sprache als Deutsch verwenden, prüfen Sie, dass in CashCtrl alle «Übersetzungsfelder» (die mit dem blauen Punkt auf der rechten Seite) vollständig übersetzt sind. Wurden mehrsprachige Felder in CashCtrl nicht übersetzt, kann dies zu leeren Textpassagen in Dokumenten führen oder Werte werden hier im Plugin leer angezeigt!

Erweiterte Einstellungen

Bestellpositionen mit CashCtrl Inventar abgleichen

Diese Option definiert wie WooCommerce Bestellpositionen in der CashCtrl Rechnung angelegt werden. Standardmässig ist die Option «kompensieren» aktiv. Ohne zwingenden Grund sollte diese nicht geändert werden.

aktiv (fehlende Bestellpositionen auf der Rechnung als Fehler ausweisen)

Bei dieser Einstellung benötigt jedes WooCommerce Produkt einen analogen Artikel im CashCtrl Inventar. Die beiden Inventare können über die Funktion «Inventar» miteinander abgeglichen und kontrolliert werden.

Beim Anlegen einer Rechnung wird der entsprechende Artikel anhand der Artikelnummer (SKU) im CashCtrl Inventar gesucht und für die Rechnungsposition verwendet. Dabei werden alle vorhandenen Informationen wie z.B. Name, Beschreibung, Einheit oder Ertragskonto aus dem CashCtrl Artikel übernommen, sofern diese vorhanden sind. Ist das Ertragskonto in CashCtrl nicht vorhanden, wird das «Ertragskonto» aus diesen Einstellungen verwendet. Der Artikelpreis wird immer aus WooCommerce übernommen. Steuersätze werden gemäss den Einstellungen im Reiter «MwSt» übernommen.

kompensieren (fehlende Bestellpositionen mit WooCommerce Daten ergänzen)

Mit der Option «kompensieren» werden Artikel aus dem CashCtrl Inventar übernommen sofern diese vorhanden sind. Kann anhand der Artikelnummer im CashCtrl Inventar kein entsprechender Artikel gefunden werden, werden die Daten aus der WooCommerce Bestellung übernommen.

Diese Option ist standardmässig aktiv.

Es können dabei folgende Daten übernommen werden: Name, Artikelnummer, Preis. Das Ertragskonto wird aus der Option «Ertragskonto» übernommen. Steuersätze werden gemäss den Einstellungen im Reiter «MwSt» übernommen.

deaktiviert (Bestellpositionen werden komplett aufgrund von WooCommerce Daten übernommen)

Analog der Option «kompensieren», jedoch werden keine Artikel oder Versandarten aus dem CashCtrl Inventar übernommen (auch nicht wenn diese existieren sollten).

Ist diese Option aktiv, ist der Reiter «Versandarten» und «Inventar» deaktiviert und es können keine CashCtrl Artikel verknüpft werden. Ebenfalls ist die Option «Lagerbestände aus CashCtrl synchronisieren» deaktiviert. Steuersätze werden aus gemäss den Einstellungen im Reiter «MwSt» übernommen.

Zwischentotal vor Versandart einfügen

Ist diese Option aktiv, wird bei der CashCtrl Rechnung vor der Position mit der Versandart ein Zwischentotal eingefügt.
Das Zwischentotal wird nur eingefügt, sofern mehr als eine Rechnungsposition vorhanden sind.

Zwischentotal und Titel vor Gutschriften einfügen

WooCommerce Fees, Gebühren (+ positiver Rechnungsbetrag) sowie Gutschriften (- negativer Rechnungsbetrag), werden in CashCtrl als eigenständige Position aufgeführt.
Gutschriften (-) werden nach MwSt. aufgegliedert, als Negativbuchung auf das in den Einstellungen definierte Ertragskonto verbucht.

Mit dieser Option kann vor Gutschriften (-) optional ein Zwischentotal sowie ein Titel einfügt werden, um diese besser von den anderen Positionen abzugrenzen.

Beachten Sie das einige Plugins, Gutschriften entweder als negative Position oder als temporären Gutschein einfügen können. Die Optionen «Zwischentotal» und «Titel» für Gutschriften findet nur bei negativen (-) Positionen Anwendung. Gutscheine werden in CashCtrl immer als Zahlung verbucht.

Rundungsdifferenzen verbuchen

Der Einsatz von Plugins, welche den Preis von Artikeln im Warenkorb manipulieren, kann in seltenen Fällen zu Rundungsdifferenzen führen.
Mit dieser Option können Rundungsdifferenzen, bis zu einem Maximalbetrag, auf ein vordefiniertes CashCtrl Konto verbucht werden.
Rundungsdifferenzen werden bis zu diesem Maximalbetrag (+/-) automatisch verbucht. Differenzen welche über oder unter diesem Betrag liegen, werden nicht verbucht.

Tipp: CashCtrl nutzt standardmässig das Konto «6961 – Rundungsdifferenzen» für Rundungsdifferenzen.

Rechnung an WooCommerce-Mails anhängen

Mit der Aktivierung kann für WooCommerce E-Mail-Benachrichtigungen die CashCtrl Rechnung als PDF-Dokument der E-Mail angehängt werden.
Das Dokument wird in demjenigen Status von CashCtrl abgeholt, in dem es sich zum Zeitpunkt des E-Mail-Versands befindet. Sind die Debitoren bereits verbucht (z.B. bei Kreditkarten, Twint, PayPal Bezahlung) ist dies auf der Rechnung direkt ersichtlich. Ebenfalls sind (Teil-) Zahlungen mit Gutscheinen auf der CashCtrl Rechnung ersichtlich.

Auftragskategorie für Lieferscheine

Definieren Sie pro Zahlungsmethode ob ein die Rechnung (Auftrag) in dieser Kategorie als Lieferschein weitergeführt werden soll. Unter Zahlungsmethoden kann pro Zahlungsmethode definiert werden, ob der Auftrag als Lieferschein weitergeführt werden soll.

E-Mail-Adresse für Mail to Print Postfach

Definieren Sie hier an welche E-Mail-Adresse Rechnungen und Lieferscheine, für den automatischen Ausdruck, gesendet werden sollen. Unter Zahlungsmethoden kann pro Zahlungsmethode definiert werden, ob die Rechnung und/oder der Lieferschein ausgedruckt werden soll.

Eine Anleitung um Drucker Web-Print fähig zu machen, finden Sie hier.

Auftragskategorie für Lieferscheine

Zusätzlich zur CashCtrl Rechnung (Auftrag) kann mit dieser Option pro Zahlungsmethode definiert werden ob automatisch ein Lieferschein (weitergeführte Dokumente) erstellt werden soll.

Definiert die CashCtrl Auftragskategorie, unter welcher Dokumente als Lieferscheine «weitergeführt» werden.

Im Reiter «Zahlungsmethoden» kann pro Zahlungsmethode definiert werden, ob ein «Lieferschein» erstellt werden soll.

Der Lieferschein wird immer im ersten Status der Kategorie angelegt (meist Entwurf).

Tipp: Stellen Sie sicher, dass die CashCtrl Auftragskategorie für Lieferscheine korrekt konfiguriert ist (keine Beträge verbuchen / Lagerbestände anpassen).

E-Mail-Adresse für Mail to Print Postfach

CashCtrl Rechnungen (Auftrag) oder Lieferscheine (weitergeführte Dokumente) können zusätzlich als PDF an diese E-Mail-Adresse gesendet werden, um diese mit einem «Mail to Print» fähigen Drucker direkt auszudrucken.

Die Option E-Mails ab einem Postfach direkt auszudrucken wird von allen gängigen Druckerherstellern angeboten (wie z.B. HP «ePrint» oder Brother «Email Print»).
Alternativ können auch Dienste wie z.B. «Google Cloud Print» o.ä. verwendet werden.

Definieren Sie hier die E-Mail-Adresse des Postfachs von welchem Ihr Drucker die Dokumente abruft und ausdruckt.

Im Reiter «Zahlungsmethoden» kann pro Zahlungsmethode individuell definiert werden, ob die Rechnung und / oder der Lieferschein an diese E-Mail-Adresse gesendet werden soll.

Lagerbestände aus CashCtrl synchronisieren

Diese Option synchronisiert die CashCtrl Lagerbestände nach WooCommerce. Es kann gewählt werden wie viel Mal die Synchronisation pro Tag laufen soll. Start ist immer kurz nach Mitternacht.
Damit Lagerbestände synchronisiert werden, muss die WooCommerce Lagerverwaltung aktiviert sein («WooCommerce > Einstellungen > Produkte > Inventar»).
Bei den einzelnen WooCommerce Produkten muss die Option «Lagerbestand verwalten?» («Produkte > Produkt bearbeiten > Produktdaten > Inventar») aktiviert sein.
Es werden nur diejenigen CashCtrl Artikel synchronisiert welche in CashCtrl aktiv und ebenfalls als «Lagerartikel» gekennzeichnet sind. Die Synchronisation erfolgt einmal täglich zum angegebenen Zeitpunkt.

Tipp: aktivieren Sie die Option, sofern der Lagerbestand im Onlineshop ausgewiesen wird, Sie den Einkauf für Ihre Artikel über CashCtrl verbuchen und die Lagerbewirtschaftung primär in CashCtrl führen.

Auftragsstatus aus CashCtrl synchronisieren

WooCommerce Bestellungen können zu einem bestimmten Zeitpunkt aufgrund ihres CashCtrl Auftrags-Status in einen neuen Status überführt werden.

Erstellen Sie für den WooCommerce Status «In Wartestellung» und «In Bearbeitung» individuelle

Bestellungen werden erst ab dem Zeitpunkt der Aktivierung der Regel verarbeitet. Bestehende Bestellungen werden durch die Regeln nicht verändert.

Mehr Informationen dazu finden Sie in diesem Tutorial.

Integration von Drittanbieter Plugins

YITH Point Of Sale For WooCommerce (POS)

Mit YITH Point Of Sale For WooCommerce (POS) finden Sie eine professionelle und kostengünstige Kassenlösung welche auf WooCommerce aufbaut und mit CashCtrl Gateway kompatibel ist.
Verbuchen Sie Kassentransaktionen in realtime in der CashCtrl Buchhaltung.

E-Mail-Benachrichtigung (Neue Bestellung) unterdrücken

Wird über YITH Point Of Sale For WooCommerce (POS) eine Bestellung erfasst, versendet WooCommerce standardmässig eine E-Mail-Benachrichtigung (Neue Bestellung) an den Site Administrator.
Mit der Aktivierung dieser Option kann diese E-Mail unterdrückt werden.

Kassen Bargeld Eröffnungs-Konto

Dieses Konto wird verwendet, um die initiale Buchung bei der Kasseneröffnung zu erstellen.

Tipp: Das Konto sollte im Normalfall dem Konto «1000 – Kasse» entsprechen.

Kassen Bargeld Konto

Auf dieses Konto werden die Bareinnahmen aus den Kassenverkäufen verbucht. Das Konto kann im Reiter Zahlungsmethoden angepasst werden.
Zudem werden auf dieses Konto Barbeträgen, welche in der Kasse entfernen und hinzufügen werden, gebucht.

Tipp: Das Konto sollte im Normalfall einem kassenähnlichen Konto wie z.B. «1001 – Ladenkasse Bar» o.ä. entsprechen.

Kassen Bargeld Transfer-Konto

Bei dieses Transferkonto werden alle Barbeträge gebucht welche hinzugefügt oder entfernt werden (mit Ausnahme der initialen Buchung bei der Kasseneröffnung).

Dieses Konto sollte nach jedem Kassenabschluss auf die effektiven Konten ausgeglichen werden.

Tipp: Für dieses Konto empfiehlt es sich ein eigenständiges Transferkonto wie z.B. «1091 – Ladenkasse Barentnahmen (Transferkonto)» im CashCtrl Kontenplan zu erstellen.

Laufnummer

Die CashCtrl Laufnummer, mit welcher Buchungen für hinzugefügtes oder entferntes Bargeld, im CashCtrl Journal angelegt werden.