Spesen effizient in der Buchhaltung verbuchen

Der CashCtrl Spesen-Bot ist die einfachste, günstigste und Effizienteste Art, Spesen und Belege in der Onlinebuchhaltung direkt zu verbuchen

Mit der Telegram-App und der CashCtrl Onlinebuchhaltung, werden Spesen automatisch und innert Sekunden direkt verarbeitet und korrekt verbucht. Sparen Sie sich das mühsame Sammeln und nachträgliche Verarbeiten von Belegen. Erledigen Sie die Buchhaltung bequem am Ort des Geschehens.

Brauchen Sie länger als 30 Sekunden?

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie lange Sie jeden Monat für die korrekte Verbuchung Ihrer Spesen benötigen? Länger als 30 Sekunden pro Beleg? Dann haben wir mit dem CashCtrl Spesen-Bot eine einfache und effiziente Variante für Sie und das erst noch kostenlos.

Je nach Anzahl Belegen kann der Aufwand, welcher das korrekte Verbuchen der Spesen verursacht, schnell einmal Hundert oder mehr Franken pro Monat und Mitarbeiter verursachen.

Foto machen, Konto auswählen, Betrag und Beschreibung eingeben – fertig!
Mit nur 5 Klicks haben Sie den Belegt korrekt in Ihrer Buchhaltung verbucht und können ihn vergessen. 

Zum CashCtrl Spesen-Bot

Leistungsumfang CashCtrl Spesen-Bot

Funktionalität
  • direktes Erfassen einer Journalbuchung in der CashCtrl Onlinebuchhaltung (Pro Version vorausgesetzt) pro Spesenbeleg
  • intuitive Benutzerführung
  • Spesenbelegt (Foto) wird in CashCtrl gespeichert und direkt der Journalbuchung angehängt 
  • direkte Erfassung des Brutto-Betrags in der Hauptwährung (aktuell noch ohne MwSt.)
  • Erfassen einer Beschreibung (Zweck der Ausgaben)
  • pro Benutzer konfigurierbares Haben-Konto (z.B. 2850)
  • pro Unternehmen konfigurierbare individuelle Soll-Konten 
  • Zuordnung des Benutzers als Geschäftspartner zum Journaleintrag
  • schlanke Menüführung (ca. 30 Sekunden um einen Beleg zu erfassen)
  • Spesen können auf allen Geräten erfasst werden auf welchen Telegram verfügbar ist (iOS, Android, Windows, Linux, macOS, Web)
Sicherheit & Datenschutz
  • integrierte Benutzerauthentifizierung über Telegram
  • keine Weitergabe Ihres CashCtrl Zugangsdaten (API-Key) an Telegram
  • Benutzerzugriff kann pro Unternehmen individuell konfiguriert werden und somit gesteuert werden wer Spesen erfassen darf
  • wird der Benutzer in CashCtrl als Mitarbeiter erfasst, wird dieser dem Journaleintrag als Geschäftspartner zugewiesen 
  • Bot-Zugriff nur über offizielle Telegram App’s
  • verschlüsselte Datenübertragungen mittels TLS (Transport Layer Security)
  • FlowPro speichert, ausser für die Dauer der Session, keine Daten
  • sämtliche relevanten Daten werden verschlüsselt gespeichert
  • die Bot Logik wird bei einem Schweizer Hoster in Schweizer Datencenter gehostet
  • FlowPro erhebt keine statistischen Daten über Zugriffe und Verwendung des Bots
  • es gelten die Datenschutzhinweise von FlowPro
Voraussetzungen
  • CashCtrl PRO Version (Demo reicht aus)
  • neuer oder bestehender CashCtrl API Benutzer (1 Account von 5 aus der PRO Version)
  • Telegram Account pro Benutzer
  • es gelten die Nutzungsbedingungen von FlowPro
Kosten
  • für FlowPro Kunden gratis (sofern CashCtrl Pro Version vorhanden, keine zusätzlichen wiederkehrenden Kosten)
  • keine teure Mobile-App notwendig (nutzen von bestehender Telegram App) 
  • keine Installationskosten – Zero-Touch Installation (bis auf die Einrichtung des CashCtrl API-Benutzers)
Einrichten
  1. Falls noch nicht vorhanden, installieren Sie Telegram auf ihrem Mobile
  2. Folgen Sie dem Link zum CashCtrl Spesen Bot
  3. Schreiben Sie irgend eine kurze Nachricht (z.B. Hallo)
  4. Senden Sie uns die angezeigten Daten per E-Mail an die angezeigte Adresse
  5. Um den Spesen Bot mit Ihrer CashCtrl Organisation zu verbinden, benötigen wir im weiteren noch den API-Schlüssel sowie die URL mit welcher Sie auf CashCtrl zugreifen – diese Information können Sie uns aber auch zu einem späteren Zeitpunkt auf einem gesicherten Kanal übermitteln
CashCtrl Spesen Bot Intro
CashCtrl Spesen Bot Start
CashCtrl Spesen Bot Account
CashCtrl Spesen Bot Bestätigung
CashCtrl Spesen Bot Success
CashCtrl Spesen Bot no Success
CashCtrl Spesen-Bot Journaleintrag

Journalbuchung in CashCtrl

Wird die Verbuchung mit dem letzten Schritt durch den Benutzer bestätigt, erstellt der Spesen-Bot voll automatisch eine CashCtrl Journalbuchung mit den gemachten Angaben.

Zusätzlich wird das Belegbild in CashCtrl abgespeichert und mit der Journalbuchung verknüpft.

Auf diese Weise haben Sie jederzeit die Kontrolle über, wer, welche Buchung, wann, mit welchem Beleg gemacht hat.

Zur Kontrolle kann der Mitarbeiter den Spesenbeleg mit der angezeigten Referenz / Beleg Nummer versehen und der Buchhaltung abgeben.

Nutzen mehrere Mitarbeiter den Spesen-Bot, so kann pro Benutzer ein individuelles Haben-Konto definiert werden. Auf diese Weise können z.B. Ende Monat die Spesen direkt in den Lohn-Lauf übernommen werden.

Wir von FlowPro haben uns darauf spezialisiert, auch die «kleinen» Prozesse zu automatisieren. Nach unserer Erfahrung sind es vielfach einfache Prozesse, welche in einem Unternehmen hohe Kosten verursachen. Viele Gespräche mit Inhabern und Finanzverantwortlichen zeigen auch, dass solche Kosten gerne als gegeben gesehen werden – quasi «der Mitarbeiter ist ja ohnehin da». Wir sind der Ansicht, dass sobald ein Prozess mehr Kosten verursacht als das dessen Automatisierung kostet, dieser zwingend automatisiert werden soll. Aus diesem Grund erstellen wir vor jeder Realisierung eine Kalkulation, die Kosten und Nutzen der Automatisierung dem Kunden transparent aufzeigt.

Gerne stehen wir für ein unabhängiges und kostenloses Gespräch zur Verfügung. Denn niemand kennt Ihren Betrieb und dessen Prozesse besser als Sie selbst.

Unverbindliche Online-Beratung

FlowPro Marc Bleuler

Marc Bleuler
Inhaber

«Ob und zu welchem Zeitpunkt eine Prozess-Automatisierung für Ihr Unternehmen geeignet ist, finden wir am besten in einem persönlichen Beratungsgespräch heraus.»
 
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