Spesen effizient in der Buchhaltung verbuchen

Der CashCtrl Spesen-Bot ist die einfachste, günstigste und effizienteste Art, Spesen und Belege direkt in der Onlinebuchhaltung zu erfassen. Mit der Telegram-App und CashCtrl werden Spesen innerhalb weniger Sekunden automatisch verbucht. So sparen Sie sich das mühsame Sammeln und nachträgliche Bearbeiten von Belegen und erledigen Ihre Buchhaltung bequem am Ort des Geschehens.

So funktioniert‘s

  • Foto machen
    Öffnen Sie Telegram, fotografieren Sie den Beleg und senden Sie ihn an den Spesen-Bot.
  • Konto auswählen
    Wählen Sie direkt in Telegram das entsprechende Konto (z.B. Spesen-Konto) aus.

 

  • Betrag und Beschreibung eingeben
    Geben Sie den Rechnungsbetrag und eine kurze Beschreibung an.
  • Bestätigen und fertig!
    Mit nur 5 Klicks haben Sie den Beleg korrekt in CashCtrl verbucht und können ihn getrost vergessen.

Brauchen Sie länger als 30 Sekunden pro Beleg?

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie viel Zeit Sie monatlich für die korrekte Verbuchung Ihrer Spesen aufwenden? Oft dauert es länger als 30 Sekunden pro Beleg. Mit dem CashCtrl Spesen-Bot bieten wir Ihnen eine einfache, schnelle und sogar kostenlose Lösung.

Je nach Anzahl an Belegen können die monatlichen Kosten für die Spesenverbuchung schnell auf Hunderte von Franken pro Mitarbeiter steigen. Dank digitaler Abläufe reduzieren Sie diesen Aufwand erheblich.

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Foto machen, Konto auswählen, Betrag und Beschreibung eingeben – fertig!
Mit nur 5 Klicks haben Sie den Belegt korrekt in Ihrer Buchhaltung verbucht und können ihn vergessen. 

Zum Spesen-Bot

Ihre Vorteile

  • Schnelle Verbuchung: Innerhalb von 30 Sekunden pro Beleg
  • Automatisierte Abläufe: Keine manuellen Nacharbeiten oder Papierstapel mehr
  • Kosteneffizient: Sparen Sie monatlich Zeit und Geld für die Spesenverwaltung
  • Übersicht und Transparenz: Alle Buchungen mit Belegfoto in CashCtrl hinterlegt

 

  • Individuell anpassbar: Unterschiedliche Haben-Konten für verschiedene Mitarbeiter
  • Einfache Integration: Nutzen Sie die Vorteile von Telegram und CashCtrl ohne komplizierte Formulare

Auch kleinere und mittlere Unternehmen können mit dem CashCtrl Spesen-Bot ihre Ausgaben schnell, unkompliziert und rechtssicher buchen – und das alles ohne zusätzliche Kosten.

CashCtrl Spesen-Bot Journaleintrag

Journalbuchung in CashCtrl

Sobald Sie Ihre Eingaben bestätigen, erstellt der Spesen-Bot vollautomatisch eine Journalbuchung in CashCtrl mit den angegebenen Daten. Das Belegfoto wird als PDF gespeichert und direkt mit der Buchung verknüpft. Auf diese Weise behalten Sie jederzeit den Überblick darüber, wer wann welche Buchung mit welchem Beleg angelegt hat.

Zur Kontrolle kann der Mitarbeiter den Spesenbeleg zusätzlich mit der angegebenen Referenz- bzw. Belegnummer kennzeichnen und der Buchhaltung übergeben.

Wenn mehrere Mitarbeiter den Spesen-Bot nutzen, kann pro Person ein individuelles Haben-Konto definiert werden. Dadurch lassen sich z.B. Spesen am Monatsende direkt in den Lohnlauf übernehmen.

Leistungsumfang CashCtrl Spesen-Bot

Funktionalität
  • standardisiertes Erfassen einer Journalbuchung in der CashCtrl Onlinebuchhaltung pro Spesenbeleg
  • intuitive Benutzerführung
  • Spesenbelegt (Foto) oder Dokument (PDF, DOCX, XLSX) wird in CashCtrl gespeichert und direkt der Journalbuchung angehängt 
  • direkte Erfassung des Brutto-Betrags in der Hauptwährung
  • Automatische Verbuchung der Vorsteuer anhand des dem Konto hinterlegten Steuersatzes 
  • Erfassen einer Beschreibung (Zweck der Ausgaben)
  • Mehrere Benutzer pro Firma möglich
  • pro Benutzer individuelles Gegenkonto (z.B. 2850 oder Kontokorrent bei GmbH / AG)
  • pro Unternehmen individuelle Ausgabenkonten standardisieren die Buchungen
  • Zuordnung der Person als Geschäftspartner zum Journaleintrag
  • schlanke Menüführung (weniger als 30 Sekunden um einen Beleg zu erfassen)
  • Spesen können auf allen Geräten erfasst werden auf welchen Telegram verfügbar ist (iOS, Android, Windows, Linux, macOS, Web)
  • integrierte Benutzerauthentifizierung über Telegram
  • keine Weitergabe Ihres CashCtrl Zugangsdaten (API-Key) an Telegram
  • Benutzerzugriff kann pro Unternehmen individuell konfiguriert und somit gesteuert werden wer Spesen erfassen darf
  • wird der Benutzer in CashCtrl als Mitarbeiter erfasst, wird dieser dem Journaleintrag als Geschäftspartner zugewiesen 
  • Bot-Zugriff nur über offizielle Telegram App’s
  • verschlüsselte Datenübertragungen mittels TLS (Transport Layer Security)
  • FlowPro speichert, ausser für die Dauer der Session, keine Daten
  • sämtliche relevanten Daten werden verschlüsselt gespeichert
  • die Bot Logik wird bei einem Schweizer Hoster in Schweizer Datencenter gehostet
  • FlowPro erhebt keine statistischen Daten über Zugriffe und Verwendung des Bots
  • es gelten die Datenschutzhinweise von FlowPro

Das nachfolgende Tutorial beschreibt die Einrichtung des CashCtrl Spese-Bot im Detail.

CashCtrl Spesen Bot Intro
CashCtrl Spesen Bot Start
CashCtrl Spesen Bot Account
CashCtrl Spesen Bot Bestätigung
CashCtrl Spesen Bot Success
CashCtrl Spesen Bot no Success
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