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Die Gesetzeslage, um die Buchführung zu digitalisieren
Wer kennt das nicht? Die Buchhaltung ist zwar schon seit Jahren digitalisiert, Rechnungen und Buchungsbelege werden jedoch immer noch in Unmengen von Bundesordern abgelegt und für 10 + 1 Jahre im Archivraum archiviert.
Dieses Vorgehen ist nicht nur aus Prozesssicht ineffizient, sondern kostet auch jede Menge, da bereits digitale Belege zusätzlich gedruckt und manuell abgelegt werden müssen. Über die Jahre wird so in jedem Unternehmen eine beträchtliche Menge an Archivplatz belegt, der anders genützt werden könnte. Gemäss WWF lagern so weltweit Millionen Tonnen Papier in den Archiven. Das Vorgehen ist somit nicht nur kostspielig, sondern auch aus umwelttechnischer Sicht vollständig überholt.
Die Gesetzteslage
Von diversen Anbietern für DMS (Dokumenten Management System) oder Archivierungslösungen hört man immer wieder das für die reine digitale Aufbewahrung von Rechnungen und Buchungsbelegen, von der GeBüV (Geschäftsbücherverordnung) der Nachweis zur Echtheit und Integrität gefordert wird. Dieser sei nur mit einer (teuren) technischen Lösung umsetzbar, welche die Dokumente digital signiert und so die Unveränderbarkeit sicherstelle. Solche Lösungen sind komplex und meist kostspielig in der Anschaffung und im Unterhalt.
Doch welche Gesetze gelten eigentlich für die Führung einer rein digitalen Buchhaltung?
Das Schweizer OR fordert im Artikeln 957a Abs. 2 «die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte». Sowie die «Zweckmässigkeit mit Blick auf die Art und Grösse des Unternehmens».
Gemäss Art. 957a Abs.3 gelten als Buchungsbeleg alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form. Das OR stellt somit keine direkten Anforderungen an die Form der digitalen Datenträger. Stellt jedoch klar sicher, dass eine Archivlösung für ein KMU nicht unverhältnismässig teuer sein darf.
Quelle: fedlex.admin.ch
Die GeBüV Art. 9 unterscheidet zwischen «unveränderbaren» (Abs. 1 Bst. a) und «veränderbaren Informationsträgern» (Abs. 1 Bst. b). Bei Letzteren nennt der Verordnungstext ausdrücklich als Beispiel digitale Signaturverfahren. Damit stellt der Verordnungstext klar, dass das Verwenden von digitalen Signaturverfahren nur eine Möglichkeit, aber keine zwingende Voraussetzung zur Erstellung von digitalen Buchführungsdaten ist. Es gibt in der GeBüV somit keine Pflicht zur Verwendung einer digitalen Signatur. Als weiteres Beispiel wird der Zeitpunkt der Speicherung durch Zeitstempel genannt. Es ist somit gerade die GeBüV, die es generell zulässt, dass elektronische Buchführungsbelege nicht über eine digitale Signatur verfügen müssen, um von den Steuerbehörden als Grundlage für die Besteuerung einer Rechtseinheit akzeptiert zu werden.
Quelle: fedlex.admin.ch
Die MWSTV stellt im Art. 122 für papierlose Belege keine eigenen Anforderungen und verweist auf die bereits oben genannten Artikel des Obligationenrechts sowie die GeBüV.
Quelle: fedlex.admin.ch
Zusammenfassend
Mit der Motion 22.3004 vom 14.01.2022 wurden Erlasse gefordert (namentlich den Wegfall der digitalen Signatur), um die Digitalisierung der Buchführung zu erleichtern. Obschon diese vom Nationalrat per 02.03.2022 angenommen wurde, beantragt der Bundesrat mit u.a. folgender Begründung die Ablehnung der Motion:
«…Angesichts des klaren Wortlauts von Art. 9 Abs. 1 Bst. b GeBüV ist das Ziel der Motion bereits erfüllt und eine Anpassung der Rechtsgrundlagen erübrigt sich.»
Der Bundesrat macht somit klar, dass gemäss geltenden Gesetzen und Verordnungen bereits heute keine digitale Signatur notwendig ist, um die Echtheit eines Dokuments zu gewährleisten. Einfachere Mittel, namentlich der Versionsverlauf oder Zeitstempel erfüllen schon heute alle geltenden Gesetze.
Technisch alternative Lösungen
Wenn es also keine Lösung mit einer digitalen Signatur sein muss, was denn dann? Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen sind bereits heute im Besitz von gültigen Microsoft 365 Lizenzen. Microsoft SharePoint Online bietet bereits ab den günstigen Online Plan 2 Lizenzen die Möglichkeit, Aufbewahrungsrichtlinien (Aufbewahrungsrichtlinien und Labels) für ganze Sites oder Ordner festzulegen. Auf diese Weise können Dateien durch die Benutzer nicht mehr gelöscht werden. Zudem ist durch den Versionsverlauf sichergestellt, dass Änderungen mit einem Zeitstempel protokoliert werden.
Was liegt also näher Debitoren- und Kreditorenrechnungen, Buchungsbelege oder Berichte als PDF-A in z.B. SharePoint rechtssicher zu archivieren?
Aus unserer Sicht nichts!
- ausser einer M365 Lizenz kommen keine wiederkehrenden Kosten auf Sie zu.
- bestehende DMS oder Archivlösungen können per Migrationstag komplett abgelöst werden.
- falls Belege noch in Papierform archiviert werden, kann der Prozess komplett digitalisiert werden.
- Lösungsneutrale Umsetzung und nicht limitiert auf DIE eine Buchhaltungssoftware.
- unabhängig wie Sie heute Ihre Dokumente archivieren – wir sind überzeugt, dass Sie unsere einmaligen Projekt-Aufwände für die Umsetzung und Migration im ersten Jahr amortisieren können.
Kontaktieren Sie uns jetzt, wenn Sie Ihr bestehendes DMS oder Archivlösung ablösen oder allgemein Ihre Belegarchiv digitalisieren wollen. Wir digitalisieren Ihren Belegprozess rund um Ihre Buchhaltung, unabhängig welche Finanzbuchhaltungssoftware Sie einsetzen.
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