Spesenbeleg Erfassen

Mit dem CashCtrl Spesen-Bot erfassen Sie Spesenbelege schnell und unkompliziert direkt über Telegram. Der Bot führt Sie Schritt für Schritt durch einen standardisierten Ablauf, bei dem nur die notwendigsten Angaben abgefragt werden. Die erfassten Daten werden anschliessend automatisch als Journalbuchung in CashCtrl erfasst wo diese jederzeit angepasst werden können.

Hinweis: Telegram hat zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf Ihre CashCtrl-Buchhaltungsdaten.

Schritt 1 – Spesenbeleg hochladen

Zum Start des Ablaufs muss ein Spesenbeleg hochgeladen werden.

Unterstützt werden folgende Dateiformate: Bilder (Foto), PDF (.pdf), Word (.docx), Excel (.xlsx)

Fotos werden automatisch in ein PDF umgewandelt und in dieser Form in CashCtrl hochgeladen.

Schritt 2 – Buchungskonto auswählen

Bei der Einrichtung hat Ihr Administrator eine Auswahl an Buchungskonten definiert, auf welche die Ausgaben gebucht werden können.

Als Gegenkonto wird automatisch jenes Konto verwendet, das in Ihrem Profil vom Administrator hinterlegt wurde.

Schritt 3 – Betrag eingeben

Geben Sie den Betrag als numerischen Wert ein (z. B. 12, 5.5 oder 7.35). Der Betrag wird in CashCtrl in der Hauptwährung verbucht. Sollte ein Beleg in einer anderen Währung vorliegen, empfehlen wir die Erfassung auf ein Abklärungskonto. So kann kann die Buchhaltung den Betrag prüfen und den Beleg entsprechend dem Devisenkurs korrekt verbuchen.

Falls dem ausgewählten Konto in CashCtrl eine MwSt-Vorsteuer hinterlegt ist, wird diese gemäss den CashCtrl Buchungsregeln automatisch berücksichtigt.

Schritt 4 – Buchungstext eingeben

Der Buchungstext wird in CashCtrl als Beschreibung zur Journalbuchung hinterlegt. Damit jederzeit ersichtlich ist, von wem die Buchung stammt, wird der Beschreibung automatisch Ihr Vor- und Nachname sowie Ihre Telegram-ID vorangestellt.

Schritt 5 – Buchung prüfen und freigeben

Zum Abschluss wird eine Zusammenfassung angezeigt, in der alle eingegebenen Daten nochmals überprüft werden können.

Nach Bestätigung wird in CashCtrl ein Journaleintrag mit dem hochgeladenen Beleg erstellt.
Wird die Buchung nicht freigegeben, werden sämtliche erfassten Daten gelöscht.

Sollte währen der Eingabe eine Fehler unterlaufen sein, kann die Buchung verworfen werden.

Menü

Unter dem Telegram-Menü (unten links) stehen folgende Kurzbefehle zur Verfügung:

Menüpunkt	Kurzbefehl	Beschreibung
Kontoinformationen	/whoami	Zeigt relevante Informationen zum aktuellen Benutzer: – Verwendeter Telegram-Account – Verknüpfte CashCtrl-Person – Rolle in der Organisation – Laufzeit des Abonnements
CashCtrl-Person verknüpfen	/link	Verknüpft den Telegram-Account mit einer Person in CashCtrl. Wurde eine CashCtrl Person verknüpft, wird diese bei jeder Journalbuchung als Geschäftspartner hinterlegt. Beim Aufruf dieser Option versucht der Spesen-Bot, anhand von Vor- und Nachname eine eindeutige Übereinstimmung in CashCtrl zu finden. Nur bei exakter Übereinstimmung wird die Verknüpfung vorgenommen. Hinweis: Eine bestehende Verknüpfung kann vom Benutzer nicht selbstständig geändert werden.
Administration	/admin	Falls Sie Administrator der Organisation sind, erhalten Sie über dieses Menü Zugriff auf: – Unternehmensinformationen – Benutzerliste inkl. Rollen – Laufnummer für Journalbuchungen
Aktuelle Session abbrechen	/abort	Bricht die laufende Session ab und löscht alle bisher hochgeladenen Belege. Empfohlen, wenn im Erfassungsprozess ein falscher Wert eingegeben wurde (siehe auch Schritt 5).