Für online Retail-Shops stellt sich immer wieder die Frage wie man Rechnungen oder Lieferscheine bei Bestellung automatisch ausdrucken kann.
In diesem Tutorial möchten wir anschliessend an die neue CashCtrl Gateway for WooCommerce Funktion aufzeigen, wie dies mit einfachen Mitteln möglich ist.
Wer kennt das nicht? Die Buchhaltung ist zwar schon seit Jahren digitalisiert, Rechnungen und Buchungsbelege werden jedoch immer noch in Unmengen von Bundesordern abgelegt und für 10 + 1 Jahre im Archivraum archiviert.
Dieses Vorgehen ist nicht nur aus Prozesssicht inneffizient, sondern kostet auch jede Menge, da bereits digitale Belege zusätzlich gedruckt und manuell abgelegt werden müssen. Über die Jahre wird so in jedem Unternehmen eine beträchtliche Menge an Archivplatz belegt, der anders genützt werden könnte. Gemäss WWF lagern so weltweit Millionen Tonnen Papier in den Archiven. Das Vorgehen ist somit nicht nur kostspielig und inneffizient, sondern auch aus umwelttechnischer Sicht vollständig überholt.
Wird CashCtrl so konfiguriert, dass die Lagerbestände bei einem Ausgang angepasst werden, dann verbucht das Plugin CashCtrl Gateway for WooCommerce bereits bei jeder Bestellung die korrekten Lagerbestände im CashCtrl Inventar.
Ein Schweizer Treuhandunternehmen, welches unter anderem diverse kleinere Mandanten betreut, suchte nach einer kostengünstigen Lösung damit die Mandanten ihre Debitorenrechnungen selbständig erfassen können. Das bestehende FIBU-Kernsystem, mit welchem die Treuhand Firma arbeitet, ist lizenztechnisch für kleinere Firmen eher uninteressant.
Werden Daten zwischen zwei System ausgetauscht kann es zu Fehlern kommen. CashCtrl Gateway for WooCommerce erkennt solche Fehler in jedem Fall und informiert Sie im WordPress Admin Center mit einem auffälligen Banner.
Grundsätzlich sollten Sie diesen Fehler-Banner nie zu sehen bekommen. Falls doch, kann in den meisten Fällen von einem Konfigurationsfehler ausgegangen werden. Nachfolgend zeigen wir Ihnen wie Sie in einem solchen Fall korrekt handeln.
Damit der CashCtrl Spesen-Bot auf CashCtrl zugreifen kann, muss zuerst ein sogenannter API-Benutzer in CashCtrl angelegt werden.
Wie einen solchen Benutzer erstellt werden kann, ist im CashCtrl Tutorial beschrieben.
Mit CashCtrl Gateway for WooCommerce werden alle Kunden-Bestellungen aus WooCommerce direkt in CashCtrl übernommen. Daten, welche der Kunde in WooCommerce im Bestellprozess eingegeben hat, werden, je nach Konfiguration Zusatzfelder, nach CashCtrl übernommen. So können in CashCtrl informative und ansprechende Rechnungen erstellt werden, welche in einem nächsten Schritt wiederum als Lieferschein oder Mahnung genutzt werden können.
Zusatzfelder in CashCtrl sind ein mächtiges Werkzeug. Mit Zusatzfeldern können Sie sich CashCtrl genau so einrichten wie Sie es für Ihr Geschäft oder Prozess benötigen.
CashCtrl Gateway for WooCommerce hat eine integrierte Hilfestellung zu allen Aktionen und Feldern. In erster Line ist ist jede Spalte, Zeile oder Feld mit einem der nachfolgenden Symbolen markiert. Fährt man mit dem Mauszeiger über das Feld erscheint, eine Beschreibung und Hilfestellung.
Sie machen schon länger mit CashCtrl ihre Buchhaltung. Mit CashCtrl Gateway for WooCommerce können Sie Bestellungen, welche in den vergangenen Monaten angefallen sind, bequem nach CashCtrl exportieren. Sie können dabei auf Monats Basis für das laufende Jahr wählen, welche Monate Sie exportieren möchten.
