WooCommerce Bestellungen einmalig nach CashCtrl exportieren

CashCtrl Gateway for WooCommerce Bestellungen exportieren

Sie machen schon länger mit CashCtrl ihre Buchhaltung. Mit CashCtrl Gateway for WooCommerce können Sie Bestellungen, welche in den vergangenen Monaten angefallen sind, bequem nach CashCtrl exportieren. Sie können dabei auf Monats Basis für das laufende Jahr wählen, welche Monate Sie exportieren möchten.

CashCtrl Gateway for WooCommerce merkt sich dabei diejenigen Bestellungen welche, Sie bereits exportiert haben und exportiert diese nicht erneut. Bestellungen aufgrund eines Fehlers nicht exportiert werden konnten (z.B. weil die Konfiguration nicht vollständig ist), werden ebenfalls markiert und können, nachdem Sie die Konfiguration angepasst haben, erneut exportiert werden.

Je nach Anzahl existierender WooCommerce Bestellungen können bei einem Export eine Menge Daten in CashCtrl anfallen. Aus diesem Grund ist der Export auf das laufende Jahr beschränkt.
Hier können Sie den Monat aus dem laufenden Jahr auswählen, ab welchem die WooCommerce Bestellungen nach CashCtrl exportieren werden sollen.

Wir empfehlen den Export nur einmalig am Anfang durchzuführen. Dabei sollte CashCtrl Gateway for WooCommerce vorgängig vollständig konfiguriert sein, damit die Verbuchungen korrekt stattfinden und die Dokumente korrekt erstellt werden können. Sollte die Konfiguration vorgängig nicht korrekt durchgeführt worden sein, kann es zu Fehlbuchungen in der Finanzbuchhaltung kommen.

Achtung: der Export setzt die korrekte Konfiguration der Zahlungsmethoden, Versandarten, Inventar und Konten voraus. Stellen Sie sicher, dass die Konfiguration von CashCtrl Gateway for WooCommerce abgeschlossen ist und Sie die eine oder andere Testbestellung in WooCommerce machen konnten, bevor Sie Daten nach CashCtrl exportieren.

WooCommerce Bestellungen (Orders) nach CashCtrl exportieren.

Bestellungen werden in CashCtrl als Aufträge angelegt und die Journal Buchungen entsprechend Ihrer Konfiguration verbucht.

Es werden WooCommerce Bestellungen mit dem Status: «Processing», «On hold», «Completed» exportiert. Bestellungen mit dem Status «Pending», «Cancelled», «Refunded» oder «Failed» müssten, falls gewünscht, von Hand in CashCtrl erstellt werden.

Mit den Bestellungen werden ebenfalls die Kunden unter CashCtrl Personen angelegt. Stellen Sie sicher, dass Sie unter Einstellungen die korrekte “Personen Kategorie für neue Kunden” eingestellt haben. Beachten Sie, dass wenn ein Kunde mehrere Bestellungen getätigt hat und Informationen zu seinem Profil zwischen den Bestellungen geändert hat, die Person in CashCtrl laufend aktualisiert wird und per Ende des Exports mit den letzten Informationen gespeichert wird.

Bestellungen welche erfolgreich nach CashCtrl exportiert wurden, werden in WooCommerce markiert damit diese nicht erneut exportiert werden.

Tipp: nach einem Export sollten die erstellten Dokumente und Buchungen in CashCtrl immer manuell geprüft werden.

Funktionsweise und Dauer

Wird der Export angestossen, werden alle WooCommerce Bestellungen für den eingestellten Zeitrahmen, nach CashCtrl exportiert. Dies geschieht im Hintergrund und Sie können im Admin Dashboard ungehindert weiterarbeiten.

Der Export verarbeitet pro Minute maximal 30 WooCommerce Bestellungen. Je nach Benutzeraufkommen auf Ihrer Webseite, kann dies auch mehr oder weniger sein. Als Faustformel kann man annehmen, dass der Prozess pro 1’000 zu exportierenden Bestellungen ca. eine Stunde dauert.

Solange der Prozess am laufen ist, wird dies als Statusnachricht im WordPress Dashboard angezeigt.

WordPress Hintergrundprozesse (WP-Cron)

Hintergrundprozesse in WordPress, auch bekannt als WP-Cron, sind abhängig von der Anzahl Besucher auf der Webseite. Bei jedem Seitenaufruf wird versucht, geplante Hintergrundprozesse auszuführen. Dies kann zu zweierlei Problemen führen.

  • Bei stark frequentierten Webseiten werden zwar die Hintergrundprozesse zuverlässig ausgeführt, gleichzeitig werden aber auch Ressourcen gebunden, welche nicht notwendig wären.
  • Bei schwach besuchten Seiten besteht das Problem mit der Performance nicht direkt, jedoch werden Hintergrundprozesse nicht zuverlässig ausgeführt (z.B. in der Nacht oder zu Zeiten, bei denen keine Benutzer auf der Webseite sind).

Da das Plugin CashCtrl Gateway teilweise auf solche Hintergrundprozesse setzt (z.B. zur Synchronisation der Lagerbestände oder Exporte von Bestellungen), empfehlen wir WP-Cron durch einen echten Cron-Job zu ersetzen. Damit werden Prozesse zuverlässiger ausgeführt und die Performance Ihrer Webseite wird erst noch etwas besser sein. Detail zur Einrichtung finden Sie im nachfolgenden Artikel.

Technik und Installationen sind nicht Ihr Ding?

Sie trauen sich die Installation von CashCtrl Gateway for WooCommerce nicht selbst zu oder haben einfach keine Zeit dafür? Wir unterstützen Sie gerne dabei.

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Unabhängig, ob Sie Ihren Webshop selbst oder durch eine Agentur betreuen lassen. Wir kümmern uns gerne um die Installation von CashCtrl Gateway for WooCommerce und Integration in CashCtrl und bieten flexible Modelle für die Bedürfnisorientiere Integration an.