Debitorenabgleich Onlinebuchhaltung mit Kernsystem

Ein Schweizer Treuhandunternehmen, welches unter anderem diverse kleinere Mandanten betreut, suchte nach einer kostengünstigen Lösung damit die Mandanten ihre Debitorenrechnungen selbständig erfassen können. Das bestehende FIBU-Kernsystem, mit welchem die Treuhand Firma arbeitet, ist lizenztechnisch für kleinere Firmen eher uninteressant. Auf eine zusätzliche Finanzbuchhaltung umzusteigen war aber auch keine Option. Aus diesem Grund hatte der Kunde die Idee eine lizenztechnisch, günstigere Onlinebuchhaltung über die offene Schnittstelle (API) mit dem Kernsystem des Treuhand Unternehmens zu verbinden.

FlowPro unterstützte den Kunden bei der Lösungsfindung und entwickelte die Prozesslogik, damit die offenen Debitoren in der Onlinebuchhaltung abgeholt und im Kernsystem des Treuhand Unternehmens identisch angelegt werden. Die Debitorenrechnungen werden in der Onlinebuchhaltung jeweils mit der neuen QR-Rechnung erstellt, dabei wird die QR-Referenz ebenfalls an das Kernsystem übermittelt. Beim Bankenabgleich durch den Treuhänder im FIBU-Kernsystem, wird die QR-Referenz erkannt und der Debitor kann direkt verbucht werden. Ist der Debitor beglichen, wird der Status der Debitorenrechnung in der Onlinebuchhaltung des Mandanten auf «bezahlt» gesetzt.

Da das Treuhandunternehmen sowohl Kunden betreut die mehrwertsteuerpflichtig sind, wie auch solche die von der Mehrwertsteuer befreit sind, wurde in der Prozesslogik ebenfalls darauf geachtet, dass der korrekte Steuersatz pro Rechnungsposition im Kernsystem verbucht wird. Auf diese Weise kann sich der Treuhänder auf die Debitorenrechnungen im Kernsystem verlassen und die Buchhaltung ist für den Mandanten gleich miterledigt.

Dieses Projekt hatte für den Kunden gleich mehrere Vorteile. Durch den Einsatz der Onlinebuchhaltung kann der Lizenzaufwand stark reduziert werden. Der Mandant kann die Debitorenrechnungen selbst erfassen und diese müssen nicht manuell im Kernsystem nachgepflegt werden. Zudem passieren durch die Automatisierung weniger Fehler. Die Prozesslogik ist im weiteren Mandantenfähig und erlaubt dem Treuhandunternehmen, eine praktisch unendliche Anzahl von Mandanten kostengünstig zu betreuen.

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